Privacyverklaring

Inleiding

Wilde Westen vzw hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy. Daarom stelden we deze privacyverklaring op, waarin we heldere en transparante informatie geven over de gegevens die we verzamelen en hoe wij die verwerken.

Uw privacy staat ten allen tijde centraal, en u kan erop rekenen dat we zo zorgvuldig mogelijk omgaan met uw persoonsgegevens. Wilde Westen vzw houdt zich ten allen tijde aan de toepasselijke wet- en regelgeving, zoals onder meer de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Concreet:
• verwerken we uw persoonsgegeven enkel om het doel te bereiken waarvoor u die verstrekt heeft. Dat doel kan u hieronder terugvinden;
• beperken we de verwerking van uw persoonsgegevens enkel tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verwerkt worden;
• vragen we uitdrukkelijk uw toestemming wanneer we die nodig hebben voor de verwerking van uw gegevens;
• zullen we de passende technische en organisatorische maatregelen nemen om u te verzekeren dat de beveiliging van uw persoonsgegevens volledig in orde is;
• worden uw persoonsgegevens niet doorgegeven aan andere partijen, behalve wanneer dit nodig is voor de uitvoering van het doel waarvoor u uw gegevens ter beschikking hebt gesteld;
• informeren we u dat we op de hoogte zijn van uw rechten m.b.t. uw persoonsgegevens en zullen we die ook respecteren.

Wilde Westen vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in het algemeen, nog vragen heeft, of contact met ons wenst op te nemen, kan u dat steeds via onderstaande contactgegevens.

Wilde Westen vzw
Conservatoriumplein 1
8500 Kortrijk
www.wildewesten.be
info@wildewesten.be
(+32) 056/37.06.44

Waarom verzamelen we deze persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Wilde Westen vzw verzameld voor volgende doeleinden en rechtsgronden:
• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Wilde Westen vzw;
• om u te informeren over de activiteiten van Wilde Westen vzw. Dat gebeurt voornamelijk via nieuwsbrieven en uitnodigingen, waarbij de bezoeker altijd de mogelijkheid heeft om zich uit te schrijven;
• voor de uitvoering van onze overeenkomsten met vrijwilligers. Hun gegevens worden enkel gebruikt om hen te contacteren, hun overeenkomst op te stellen en hun vergoeding uit te betalen.

Tijdens evenementen van Wilde Westen vzw kunnen geluids- en/of beeldopnamen gemaakt worden door Wilde Westen vzw en/of een mediapartner. Wilde Westen kan deze opnamen gebruiken op zijn website of ter promotie van evenementen op sociale media zoals Facebook, Instagram of YouTube. Daarnaast kunnen deze opnamen ook gebruikt worden op de mediakanalen van de mediapartner(s).

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor de hierboven beschreven doelstellingen kan Wilde Westen vzw de volgende persoonsgegevens van u vragen. Deze worden vertrouwelijk verwerkt en op een veilige plaats bewaard:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: voornaam, naam, adres, telefoonnummer en e-mail;
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum en uw interesses m.b.t. door Wilde Westen vzw georganiseerde activiteiten;
• Voor de uitvoering van onze overeenkomsten met vrijwilligers wordt aan onze vrijwilligers hun rijksregisternummer en bankrekeningnummer gevraagd, verwerkt en bewaard.

Deze gegevens worden enkel gebruikt voor de hierboven beschreven doeleinden.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Indien dit noodzakelijk is, kunnen wij de persoonsgegevens die u aan ons geeft aan derde partijen verstrekken. Deze noodzakelijkheid houdt in dat de verstrekking nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken.

Concreet doet Wilde Westen vzw voor volgende diensten beroep op derde partijen:
• de ticketverkoop wordt verzorgd door Ticketmatic. Hun privacybeleid vindt u op https://www.ticketmatic.com/nl/privacy-disclaimer/
• het verwerken van de betalingen m.b.t. de aankoop van tickets voor onze activiteiten gebeurt door Mollie B.V. Hun privacybeleid vindt u op https://www.mollie.com/be/privacy
• de ticketverkoop voor Festival van Vlaanderen Kortrijk en activiteiten in samenwerking met Schouwburg Kortrijk wordt verzorgd door Uit in Kortrijk. Hun privacybeleid vindt u op https://www.schouwburgkortrijk.be/informatie/Privacyverklaring
• het verzorgen en verspreiden van onze nieuwsbrieven en uitnodigingen gebeurt via
Campaign Monitor. Hun privacybeleid vindt u op https://www.campaignmonitor.com/trust/
Met deze partijen hebben wij de nodige afspraken gemaakt (verwerkingsovereenkomst) om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, tenzij u daarvoor uitdrukkelijk de toestemming hebt gegeven. Wanneer u ons schriftelijk de toestemming geeft uw gegevens te delen met derden, kunnen wij deze ook delen. U heeft wel steeds het recht deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking van de gegevens die plaatsvond voor u de toestemming introk.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan derden tenzij dat wettelijk verplicht of toegestaan is. Wanneer bijvoorbeeld de politie in het kader van een onderzoek gegevens bij ons opvraagt, dienen we hierop in te gaan en zijn we verplicht deze gegevens te verstrekken. Het is enkel in deze gevallen dat we deze gegevens zullen vrijgeven aan derden waarmee we geen overeenkomst sloten.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien de ouder of wettelijke voogd hiervoor schriftelijk de toestemming geeft.

Bewaartermijn

Wilde Westen vzw bewaart uw gegevens niet langer dan nodig om u de door u gevraagde diensten te kunnen verlenen, voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven en voor de wettelijke doeleinden waarvoor wij verplicht zijn de informatie te bewaren. Wij zullen uw gegevens veilig verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor deze doeleinden, in overeenstemming met ons beleid.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we volgende maatregelen genomen:

• alle personen die namens Wilde Westen vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen;
• we pseudonimiseren en zorgen voor encryptie van persoonsgegevens als dat nodig zou zijn;
• we maken back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• wij evalueren regelmatig onze maatregelen;
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van gegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen.

U kan ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons of door één van onze verwerkers.

U heeft ook het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

In al deze gevallen kan u ons contacteren via de gegevens die u bovenaan in dit statement kan terug vinden. Om uw identiteit te controleren vragen we u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto zichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

Wilde Westen vzw kan zijn privacyverklaring ten allen tijde wijzigen. Deze wijzigingen zullen wel steeds aangekondigd worden op onze website.
Deze privacyverklaring werd opgesteld op 25 mei 2018. Indien de privacyverklaring wijzigt zullen oudere versies van onze privacyverklaring in ons archief bewaard worden. Indien u deze wilt opvragen, kan u ons steeds een e-mail sturen. 

© Wilde Westen vzw, 25 mei 2018.